Der perfekte Kick-Off eines Projektes

Wir saßen in unzähligen Kick-off Meetings. Ein Projektstart hat immer etwas Magisches. Das Kennenlernen neuer Menschen. Neue Räumlichkeiten, neue hierarchische Strukturen erfassen, neue Aufgaben und neue Tools der Kommunikation, sowie der Projektsteuerung.

Doch waren diese initialen Meetings immer so erfolgreich, wie sie hätten sein sollen? Leider nein. Des öfteren trennten sich die Projektmitglieder und das Meeting hinterließ Unsicherheiten. Die anschliessenden WebSessions holten das Fehlende nicht mehr auf. 

Was fehlte in den kruden Projekten?

Die menschliche Distanz, die der Normalität entspricht, wenn sich Menschen das erste Mal sehen und nur über Abläufe und andere systemische Angelegenheiten diskutieren.

Doch warum ist die menschliche Komponente in Projekten so entscheidend für den Erfolg?

Das schmelzen von Fronten in Projekten erzeugt erst die richtige Stimmung. Die Projektmitglieder haben den sogenannten „Draht“ zueinander gefunden und können kreativ ihre Aufgaben bewältigen. Und ist Kreativität nicht genau das, warum Projekte und Teams zusammengerufen und erstellt werden. Ein Beispiel aus unserer langjährigen Erfahrung zeigte dies sehr deutlich: Wir hatten immer introvertierte Projektmitglieder in den Teams, die es einfach nicht schafften den Hörer an die Hand zu nehmen und Sachverhalte auf dem kurzen Dienstweg zu klären. Sie schrieben sich die Finger wund und erzeugten eine Flut von Tickets, die in keiner Relation zu der gewünschten Antwort stand. Dies besserte sich, als wir uns als Projektgruppe öfters physisch trafen und uns durch Small Talks auf menschlicher Ebene annäherten. Solche und viele andere Beispiele könnten wir heute anbringen.

Was lief schief? 

Einfach gesagt, war das Kick-off Meeting nur eine systematische und arbeitslastige Veranstaltung. Die verschiedenen Ebenen des Teams wurden nicht zusammengebracht. Ja, die Ebenen sind größenteils sehr unterschiedlich. Ein prozeduraler Programmierer soll mit einem visionären Fachbereich Prozesse und Applikationen erstellen. Ein systemischer und korrekter Buchhalter soll Visionen einer Digitalisierung seines Arbeitsbereiches entwickeln. Es treffen Gegensätze des menschlichen Bewusstseins zusammen, die nur durch eine Eigenschaft überwunden werden können: Kommunikation und Menschlichkeit.

Welchen Vorteil hat ein Projektfinanzier von einer neuen Art des Kick-Off Meetings?

Unsere Erfahrung hat uns sehr deutlich gezeigt, dass die erfolgreichsten Projekte die waren, in denen es einen menschlichen und fast schon freundschaftlichen Zusammenhalt gab. Die Abstimmungen, sowie die komplette Kommunikation waren auch für introvertierte Projektmitglieder keine Blockade. Die Projekten nahmen an Fahrt auf, sobald sich diese Stimmung einstellte. Wir fragten uns, warum kann man diesen Prozess nicht beschleunigen und schon bei Projektbeginn einsetzen. Neue Konzepte müssen her. Und an dieser Stelle kommen wir als CONSIGNAS GmbH ins Spiel.

Wie würde ein restauriertes Kick-Off aussehen?

Der Projektleiter bleibt im Zentrum der Macht. Daran wird nicht gerüttelt. Denn eine stringente Führung des Projekterfolges stellen wir nicht in Frage. Bei dem initialen Zusammentreffen sollte mit professioneller Hilfe die menschliche und natürliche Blockade der Teammitglieder geschmolzen werden. Dies wird durch verschiedenste Techniken und Ereignisse erreicht. So können wir versichern, dass Team-Bildungsmaßnahmen vor einem Projektbeginn Effizienz und Kreativität fördern. Ob das Projektteam auf eine Wanderung geht oder sich zum Bogenschießen trifft, ist dabei sekundär. Wichtig ist der Coach, der mit den verschiedensten Techniken (z.B. NLP) einen Zusammenhalt bewirkt. Die Teammitglieder nehmen dies nicht bewusst war. Zusätzlich kann der Coach schon in den ersten Stunden des Projektes Konflikte und Stolpersteine analysieren und in einem Bericht dem Projektholder und -Leiter mitteilen.

Doch unser Projekt-Coaching beinhaltet noch mehr…

Dadurch das der Projekt-Coach einen detaillierten Einblick in die Innenwelt des Projektes erhalten hat, kann er dem Projektleiter wertvolle Dienste im weiteren Verlauf des Projektes leisten. So ist er immer ein hervorragender Supervisor bei Rückfragen zu einzelnen Personen, und steht mit Rat und Tat zur Seite. Dies entlastet den Projektleiter ungemein, da sich dieser auf seine organisatorischen und berichtenden Aufgaben konzentrieren kann.